Pelatihan Pengelolaan Arsip Inaktif Berbasis Komputer Bagi Guru-Guru SMK Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran Se–DIY

Arsip tercipta dari kegiatan yang dilaksanakan di suatu organisasi, baik yang bersifat aktif maupun inaktif. Arsip membutuhkan pengelolaan yang baik agar apabila dibutuhkan kembali dapat segera ditemukan dengan cepat. Pengelolan arsip tidak dapat dilakukan secara asal mengingat arsip memiliki nilai guna yang berbeda-beda sesuai jenis dan fungsi. Proses penemuan kembali suatu arsip tidak dapat dengan mudah dilakukan apabila arsip tidak dikelola dengan baik. Semakin bertambah banyak jumlah arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi dibutuhkan pengelolaan arsip secara sistematis agar ketika arsip dibutuhkan dapat segera tersedia. Pengelolaan arsip secara manual di era teknologi saat ini sudah kurang optimal maka berlatar belakang dari hal tersebut Program Studi Pendidikan Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta (P. ADP FE UNY) melalui Program Pengabdian pada Masyarakat (PPM) mengadakan Pelatihan Pengelolaan Arsip Inaktif Berbasis Komputer Bagi Guru-Guru SMK Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran Se – DIY, yang diikuti sebanyak 28 Guru dari berbagai SMK. Adapun pemateri nya dari Dosen Prodi P. ADP FE UNY Sutirman, M.Pd., Purwanto, M.M., M, Pd., Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd. dan Arwan Nur Ramadhan, M.Si. , demikian disampaikan Ketua Jurusan Pendidikan Administrasi FE UNY Joko Kumoro, M.Si. saat membuka acara pelatihan baru-baru ini.

Menurut Sutirman, Pengelolaan arsip dengan bantuan teknologi komputer dapat memudahkan seorang arsiparis dalam mengelola arsip perusahaan. Aplikasi kearsipan secara elektronik sangat membantu petugas pengelola arsip dalam melaksanakan tugas. Kelebihan dari aplikasi pengelolaan arsip berbasis komputer yaitu seorang arsiparis dapat dengan cepat mengetahui dimana letak penyusunan arsip yang dicari karena data arsip telah disimpan dalam sistem database. Integrasi sistem informasi kearsipan dengan sistem database dapat memudahkan seorang arsiparis dalam mengelola arsip karena input data dapat dirancang dan diklasifikasikan berdasarkan letak atau tempat penyimpanan.

Aplikasi pengelolaan arsip berbasis komputer dapat dimanfaatkan sebagai media pembelajaran kearsipan di Sekolah Menengah Kejuruan khusus pada Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran. Aplikasi kearsipan elektronik dapat membantu siswa mensimulasikan penanganan arsip yang sesungguhnya di suatu organisasi. Pengalaman belajar siswa akan bermanfaat ketika siswa melaksanakan praktik kerja industri di instansi tertentu. Siswa tidak lagi canggung menggunakan aplikasi ini karena telah mensimulasikan sebelumnya di sekolah. Tidak dapat dipungkiri, hampir semua instansi baik pemerintah maupun swasta telah menggunakan aplikasi pengelolaan arsip berbasis komputer meskipun dengan program yang berbeda, lanjut Sutirman.

Sedangkan Arwan mengatakan, karena aplikasi ini berbasis komputer  menuntut sekolah memiliki ketersediaan jumlah yang memadai untuk pembelajaran sesuai jumlah siswa.  Khususnya pada mata pelajaran kearsipan dituntut dapat menggunakan aplikasi pengelolaan arsip berbasis komputer sebagai bekal mentransfer ilmu dan pengetahuan kepada siswa agar keterampilan siswa sesuai dengan tuntutan di dunia usaha dan dunia industri. (Isti Kisti)